Saya tak menyangka kalau hal pertama yang disarankan kepada saya untuk memperbaiki kinerja bisnis adalah mengelola database pembeli. Begini ceritanya. Tahun 2016, saya merasa bisnis begitu-begitu saja. Cenderung flat. Untuk meningkatkan bisnis, saya konsultasi kepada sahabat saya – seorang mentor bisnis. Ia melakukan anamnesis (bertanya) untuk menyelidiki masalah yang saya hadapi. Sebagai seorang entrepreneur, mungkin ia sudah mencium banyak masalah di bisnis saya. Dan saya yakin ia mampu memberikan saran yang tepat untuk mengurai permasalahan yang sudah terlanjur kusut.
Karena waktu diskusi yang sebentar, ia langsung menyasar satu permasalahan, yaitu bagaimana saya mengelola database pembeli. Ia bertanya beberapa hal terkait bagaimana selama ini saya mengelola database pembeli. Berapa banyak jumlah pembeli, berapa banyak database pembeli dalam bentuk nama dan email yang saya miliki, dan dalam bentuk apa database pembeli saya simpan.
Mengelola database pembeli sebelum ada solusi
Jawaban saya waktu itu menunjukkan betapa buruknya perusahaan saya dalam mengelola database pembeli. Saya memperkirakan jumlah pembeli mulai tahun 2004 mencapai puluhan ribu. Namun, hanya sebagian kecil saja database yang saya miliki. Perkiraan saya, database yang saya miliki tidak sampai seribu. Beberapa data disimpan dalam HP. Sayangnya, nomor-nomor pembeli lama banyak yang tidak ada karena saya pernah ganti nomor atau ganti HP. Sebagian data lagi ada dalam bentuk contact email namun tidak semua ada karena saya tidak biasa menyimpan kontak email. Sebagian lagi dalam bentuk formulir pendaftaran peserta workshop. Selanjutnya, beberapa data dalam bentuk resi pengiriman barang atau invoice.
Mentor saya mengingatkan pentingnya mengelola database klien. Mereka termasuk ke dalam hot segmen. Hot segmen adalah mereka yang telah menggunakan produk yang kita jual. Disebut hot karena mereka ini mempunyai peluang besar untuk menggunakan produk secara berulang atau menggunakan produk lainnya yang kita jual. Segmen lainnya adalah warm dan cold. Segmen warm adalah mereka yang sudah tahu siapa kita namun belum beli. Sementara segmen cold adalah mereka yang belum siap untuk beli. Ringkasnya seperti itu.
Nah, mengelola database pembeli yang merupakan hot segmen saja masih berantakan. Bagaimana mengelola warm dan cold segmen? Bagaimana usaha mau maju? Mungkin itu yang hendak dikatakannya.
Mentor saya memberi pekerjaan rumah. Saya diminta untuk mengumpulkan semua database dalam rangka perbaikan mengelola database pembeli. Database wajib adalah nama dan email. Database tambahan adalah nomor HP dan produk apa yang pernah dibeli.
Saya manut saja dengan saran yang saya terima. Selanjutnya, saya kumpulkan berbagai sumber database: kontak email, kontak di HP, kontak di invoice, kontak di resi pengiriman dan berbagai dokumen lainnya. Akhirnya terkumpul sekitar 1500 database yang paling tidak ada nama dan alamat emailnya. Saya lalu memasukkan data ini ke dalam file excel. Setelah selesai mengelola database pembeli sampai tahap ini, lalu data excel ini mau diapakan?
Mengelola database pembeli? Kirim.Email saja!
Tahukah apa hal pertama yang saya lakukan? Saya mengikuti saran mentor saya, yaitu “memindahkan database pembeli” dari file excel ke list Kirim.Email. Mulailah petualangan saya dalam mengelola database pembeli.
Pelajaran dari artikel mengelola database calon pembeli
Kata kunci: mengelola database pembeli, Kirim.Email, list.
Rekomendasi artikel: Mengirim Email Massal Secara Cepat